Организация выездных мероприятий

Выездные мероприятия – это активность компании, направленная в первую очередь на мотивацию сотрудников и партнеров компании. Выездными могут быть тренинги, конференции, совещания, интенсивы, обучающие программы в которые всегда заложены 3 составляющие: решение деловых вопросов, процесс обучения и развлекательная программа, направленная на мотивацию и поддержание корпоративного духа. Агентство Мовенс ответит вам на все вопросы связанные с организацией и проведением выездных мероприятий.

Проведение выездного мероприятия под ключ

Ключевые преимущества выездных мероприятий делового характера — это перемена обстановки и возможность совмещать официальную часть и неформальное общение. Это помогает налаживать связи между участниками на разных эмоциональных уровнях, что только способствует укреплению этих связей. 

С каждым годом все больше компаний проводят конкурсы между сотрудниками и партнерами за право участвовать в мотивационной поездке за счет организатора. Ведь часто эти поездки организовываются в такие места куда обычный сотрудник не всегда сможет поехать. В итоге сотрудники или партнеры компании для того, чтобы выиграть участие в выездном мероприятии увеличивают производительность. Самостоятельная организация выездного мероприятия на всех этапах не под силу многим компаниям из-за отсутствия опыта и персонала, разбирающегося в тонкостях организации мероприятий. Агентство Мовенс предлагает помощь в организации выездного мероприятия любого формата как в России, так и рубежом

Услуги по организации выездных мероприятий

В зависимости от типа и формата выездные мероприятия могут быть: 

• Однодневными - в виде корпоративов, эстафет и пикников на природе
• Многодневными – это как правило выездные конференции, тренинги и мотивационные поездки

При подготовке выездных мероприятий любого типа и формата необходимо чтобы подготовкой занимались профессионалы, ведь ошибка в маленькой и с первого взгляда незначительной детали может поставить под угрозу все мероприятие. Специалисты агентства Мовенс разработают план вашего мероприятия и помогут с реализацией проекта. В ходе подготовки агентство «Мовенс» комплексно подходит к проведению выездного мероприятия, уделяя максимум внимания каждому этапу:  

Подбор площадки для проведения мероприятия

Подбор оптимальной площадки для проведения выездного мероприятия с учетом количества участников, пожелания заказчика к месторасположению. Это могут быть стадион для проведения спортивных мероприятий, так и отели с конференц-залами и ресторанами для проведения деловых мероприятий.

Составление программы выездного мероприятия

Наглядное составление расписания выездного мероприятия, в котором будет учтено время проведения каждого из этапов мероприятия дает возможность понять, как будет проходить мероприятие и в какой последовательности будут проходить события от момента сбора гостей до момента окончания.

Техническое оснащение выездных мероприятий

Для проведения полноценного мероприятия необходимо оборудование, которое нужно арендовать и доставить на площадки. Для пикников нужен инвентарь для выезда на природу, для проведения тренингов и конференций нужны микрофоны, проекторы и системы звукоусиления. В техническом обеспечении мероприятий нельзя упускать не одной детали.

Организация трансфера участников мероприятия

Для того чтобы все гости прибыли на мероприятие вовремя агентство "Мовенс" организует трансферы для гостей. В понятие трансфер входит заказ железнодорожных и авиабилетов от места постоянного проживания до места проведения мероприятия. Так же в услуги трансфера входит обслуживание гостей автотранспортом.

Размещение гостей и участников мероприятия

Для выездных мероприятий, проходящих свыше одного дня вдали от места постоянного проживания гостей, необходимо организовать размещение гостей на базе отелей и гостиниц согласовав с администрацией комплекса время прибытия и убытия гостя, а также условия размещения в зависимости от индивидуальных потребностей.

Подготовка презентационной продукции

В рамках проведения выездных деловых и развлекательных мероприятий, инициатор мероприятия старается максимально представить свой бренд. Для этого агентство "Мовенс" может предложить вам презентационную продукцию такую как ручки, блокноты, папки, презентации, бейджи, таблички майки и прочую продукцию с логотипом заказчика мероприятия.

Организация питания гостей мероприятия

На каждом мероприятии как деловом, так и развлекательном питание участников мероприятия и приглашенных гостей должно быть организовано на высшем уровне. Для этого в зависимости от типа проводимого мероприятия необходимо организовать обеды, ужины, банкеты, кофе-брейки или работу выездного кейтеринга.

Организация развлекательной части

Кроме официальной части выездного мероприятия, в ходе которой обсуждаются корпоративные вопросы существует развлекательная часть, ради которой и собирается большинство гостей. В развлекательную часть могут входить тим билдинги, конкурсы, экскурсии, эстафеты, мастер-классы, банкеты и другая активность. Команда агентства Мовенс поможет вам разработать и реализовать развлекательные программы.

Стоимость проведения выездного мероприятия

Вопрос цены – очень важный момент, который интересен каждому, перед кем стоит задача организовать выездное мероприятие. Ведь его стоимость рассчитывается индивидуально для каждого проекта и зависит от таких факторов как место проведения, количество участников, длительность, требования к развлекательной части. Бюджет выездного корпоратива может быть различным. Его размер определяется в первую очередь финансовыми возможностями и пожеланиями заказчика. Однодневный пикник на природе и зарубежная программа для топ-менеджеров будут иметь различную стоимость. Получить детальную информацию относительно стоимости наших услуг вы можете по телефону или отправив заявку онлайн.

Почему выбирают

Агентство Мовенс

Сотни частных и государственных компаний выбирают агентство мовенс для организации деловых, корпоративных и развлекательных мероприятий. На лицо основные преимущества работы с агентством делового туризма мовенс.

Персональный менеджер

Для каждого клиента и проекта выделяется персональный менеджер

Пакет

документов

Оформляем документы
согласно стандартам заказчика

Прямые

контракты

Прямые контракты с отелями, площадками, перевозчиками

  • Менеджеры с опытом организации мероприятий более 10 лет
  • Персональный подход: реализовываем мероприятия согласно вашим пожеланием
  • Финансовая выгода, возможность отсрочки платежа постоянным заказчикам
  • Электронный документооборот СБИС
  • Единый договор на все услуги в рамках всего мероприятия

Как организовать выездное мероприятие?

Шаг за шагом

Поможем быстро организовать выездное мероприятие для ваших сотрудников или партнеров. Работать с нами удобно и просто.

Шаг №1. Заявка

Оставьте заявку на сайте. Наш специалист свяжется с вами в ближайшее время и проконсультирует по всем вопросам организации выездного мероприятия.

Шаг №2. Обработка

Мы оперативно разработаем предложение по вашей задаче с учетом всех особенностей формата проводимого выездного мероприятия и ваших пожеланий.

Шаг №3. Оплата

Мы заключаем договор на организацию выездного мероприятия и прописываем порядок работ и сроки оплат. Гарантируем вам финансовую безопасность.

Шаг №4. Реализация

После оплаты мы согласуем с вами регламент и приступаем к реализации проекта. Наши специалисты внимательно относятся ко всем нюансам.

Заказать организацию выездного мероприятия

Заполните форму и мы свяжемся с вами, чтобы проконсультировать по всем вопросам организации выездных мероприятий и сопутствующим услугам по ним.

Важно знать перед тем как организовывать мероприятие:

  • Заявку на организацию мероприятия нужно не менее чем за один календарный месяц;
  • Если участники мероприятия прибывают из разных городов и им нужны билеты, то подавать данные нужно не позднее чем за 10 дней до начала мероприятия;
  • Если мероприятие проводится за пределами РФ, нужно обязательно учитывать время на оформление виз в страну, где будет проходить мероприятие.

За более подробной информацией вы всегда можете обратится к нам в агентство по телефону или электронной почте.