Организация круглого стола

Круглый стол – это форма публичного обсуждения, когда участники по очереди высказывают своё мнение. Такой формат ведения переговоров известен с древних времен и до сих пор не потерял актуальность. Задача специалистов агентства Мовенс – подготовить и провести для вас круглый стол "под ключ" в современной интерпретации на самом высоком уровне

Организовать

Как заказать круглый стол?

Перед вами стоит задача организовать круглый стол? У вас горят сроки подготовки мероприятия? Вам нужен совет специалиста по организации круглого стола? Вы попали по адресу, ведь от того насколько профессионально организован и подготовлен круглый стол зависят результаты деловой встречи.

  • Вам важно обеспечить вовлеченность участников?
  • Вы хотите рассмотреть все точки зрения и быстро найти решение проблемы?
  • Вы планируете четко разграничить разные позиции сторон, чтобы повысить эффективность встречи?

Тогда доверьте организацию и проведение круглого стола агентству «Мовенс». Мы позаботимся о создании благоприятных условий для продуктивного взаимодействия участников делового мероприятия. У нас внушительный опыт организации круглых столов в рамках конференций, конгрессов, симпозиумов. И мы внимательно относимся к особенностям организации, дающим возможность участникам обсудить темы круглого стола в комфортной обстановке.

План организации круглого стола

Как правило, заседание круглого стола длится от 1 до 3 часов с небольшим перерывом. А после обсуждения продолжается общение в менее формальной обстановке. Отлично подходит для завершения мероприятия банкет или фуршет.

Проведение круглого стола требует тщательной подготовки как со стороны заказчика мероприятия, так и со стороны агентства, которое будет подготавливать площадку для проведения круглого стола. Ведь это не просто переговоры, в какой-то степени и шоу для участников. В ходе подготовки к проведению агентство «Мовенс» комплексно подходит к проведению круглого стола, уделяя максимум внимания каждому этапу:

Поиск площадки для проведения круглого стола

Подбор оптимальной площадки для проведения круглого стола с учетом количества участников, пожелания заказчика к месторасположению. Это могут быть фойе премиум-гостиниц, конференц-залы, актовые и концертные залы, помещения специализированных бизнес-центров.

Составление тайминга делового мероприятия

Наглядное составление расписания делового мероприятия в котором будет учтено время проведения каждого из этапов круглого стола. Основными этапами в нем будут время на сбор участников, время выступления каждого спикера, время перерывов и кофе-брейков а так же время проведения неформальной части мероприятия.

Техническое оснащение круглого стола

Для того чтобы все гости прибыли на мероприятие вовремя агентство "Мовенс" организует трансферы для гостей. В понятие трансфер входит заказ железнодорожных и авиабилетов от места постоянного проживания до места проведения мероприятия. Так же в услуги трансфера входит обслуживание гостей автотранспортом.

Организация трансфера участников мероприятия

Для того чтобы все гости прибыли на мероприятие вовремя агентство "Мовенс" организует трансферы для гостей. В понятие трансфер входит заказ железнодорожных и авиабилетов от места постоянного проживания до места проведения мероприятия. Так же в услуги трансфера входит обслуживание гостей автотранспортом.

Размещение гостей и участников мероприятия

Многие участники прибывают из других городов и стран. Для таких категорий гостей необходимо организовать проживание на весь срок проведения мероприятия. Как правило гости размещаются на базе отеля в котором проводится мероприятие. Если мероприятие проходит не в отеле то гости размещаются в гостиницах находящихся в непосредственной близости от локации площадки.

Подготовка презентационной продукции

В рамках проведения деловых мероприятий, в том числе круглых столов инициатор мероприятия старается максимально представить свой бренд. Для этого агентство "Мовенс" может предложить вам презентационную продукцию такую как ручки, блокноты, папки, презентации, бейджи, таблички и прочую продукцию с логотипом заказчика мероприятия.

Организация питания гостей мероприятия

На каждом мероприятии как деловом так и развлекательном должно быть организовано питание как участников мероприятия так и приглашенных гостей. Для этого необходимо организовать приветственный кофе-брейк, кофе брейк или обед в перерыве а так же банкет или фуршет в ходе неформальной встречи по окончании деловой части мероприятия. Для этого агентство Мовенс предлагает услуги выездного кейтеринга.

Организация развлекательной части

После официальной части круглого стола в рамках которого решаются поставленные вопросы как правило следует неофициальная развлекательная часть в ходе которой участники могут пообщаться в неофициальной обстановке. Для этого участников собирают на банкет или фуршет на котором может быть представлена развлекательная часть в виде выступления артистов и творческих коллективов.

Сценарий мероприятия

Как провести круглый стол?

Круглый стол длится примерно от 1 до 3 часов, но готовиться к нему нужно начинать хотя бы за месяц. Ведь от того, насколько гладко он пройдёт, зависит, захотят ли люди в дальнейшем с вами сотрудничать. Ведь нужно успеть проанализировать аудиторию, разработать концепцию и программу, договориться с партнёрами и выполнить организационные задачи.

Мы разработали эффективную схему работы, которая позволяет исключить технические заминки и непредвиденные ситуации. Комплексный подход и внимание к деталям – вот секрет грандиозных мероприятий.

Организовать круглый стол "под ключ" вам помогут специалисты агентства делового туризма Мовенс. Вам достаточно просто заполнить форму ниже и мы свяжемся с вами, чтобы проконсультировать по всем интересующим вас вопросам.

Организовать
09:50 - 10:00

Организатор

Регистрация участников

Сбор участников не должен длится более 10-15 минут, так как основная задача это сверить участника со списком приглашенных и предложить проследовать на заранее подготовленное место.

10:00 - 10:10

Инициатор

Приветственная речь

Приветственная речь обязательная часть программы, которая должна настроить участников круглого стола на нужную волну. Обычно она затрагивает тему мероприятия и представляет спикера.

10:10 - 11:10

Спикеры

Выступление по теме

Выступление спикеров по теме мероприятия не должна длиться больше получаса, так как это может утомить аудиторию. Именно поэтому подготавливая выступление старайтесь быть максимально содержательными.

11:10 - 12:00

Участники

Вопросы спикеру

После того как спикер изложил все то, зачем все собрались, нужно дать немного времени, чтобы участники задали свои вопросы или просто обсудили услышанное на мероприятии.

12:00 - 12:10

Инициатор

Заключительная речь

Завершительная речь на мероприятии резюмирует все, что происходило во время круглого стола. Её не нужно затягивать, так как ближе к завершению мысли участников заняты уже своими делами.
12:10 - 13:30

Организатор

Трапеза для участников

Если мероприятие было непродолжительное (от 2-3 часов), то фуршет по его завершению будет более чем уместным. Если же мероприятие длилось долго (3-5 часов), то банкет будет отличным выбором для участников и гостей.

Организовать круглый стол "под ключ" вам помогут специалисты агентства делового туризма Мовенс. Вам достаточно просто заполнить форму ниже и мы свяжемся с вами, чтобы проконсультировать по всем интересующим вас вопросам.

Организовать

Услуги по организации мероприятия

Круглые столы могут быть абсолютно разных форматов и для этого нужно учитывать множество разных деталей. Например, участники мероприятия могут приезжать из разных регионов России или из других стран и им нужно предоставить билеты на самолет или поезд, трансфер до гостиницы и само размещение в гостинице.

Или нужно будет оформить декорациями (брендирование) место, где будет проходить мероприятие, или пригласить профессионального фотографа, чтобы запечатлеть все происходящее и поделится эти потом в социальных сетях. Иными словами, круглый стол - это не просто деловая встреча, а целый набор услуг, которые сделают событие незабываемым для его участников.

Поиск площадки

Найдем подходящую площадку для проведения мероприятия. Это может быть офис принимающей стороны, конференц-зал, ресторан, лофт или любая другая площадка, где это будет необходимо.

Оформление зоны

Оформим зал под мероприятие, продумаем зонирование и рассадку участников. Изготовим и установим рекламные конструкции. Произведём или арендуем мебель для презентации продукции.

Размещение участников

Забронируем номера в гостинице (отеле) для участников, спикеров и гостей мероприятие или арендуем весь гостиничный комплекс целиком, чтобы сделать событие максимально комфортным.

Организация трансфера

Организуем трансфер для участников и гостей мероприятия до места его проведения любым из удобных видов транспорта. Как для большой группы, так и для индивидуальных поездок.

Питание на мероприятии

Организуем прием пищи любого формата, таких как банкет, фуршет, кофе-брейк или кейтеринг в нестандартных местах с учетом гастрономических предпочтений участников мероприятия.

Сценарии мероприятия

Разрабатываем деловую развлекательную программу. Это может быть шоу, конкурсы и викторины, интерактив, живые выступления, мастер-классы и другие способы вовлечения аудитории.

PR кампания

Продумываем рекламную кампанию для привлечения и расширения аудитории: создадим сайт события, разошлем приглашения, запустим партнёрскую программу для участников и гостей.

Профессиональная сьемка

Проведем профессиональную фото и видеосъёмку с предоставлением фотоотчёта и монтажа всего материала. А яркие кадры вы можете использовать на сайте и социальных сетях вашего предприятия.

Профессиональное оборудование

Предоставляем техническое оборудование: проектор, кликер, аудиосистему с микрофонами, световое освещение и все, что может быть необходимым для проведения мероприятия.

Персонал и артисты

Привлечем для вашего мероприятия переводчиков, промоутеров, гидов, ведущих, музыкальные и танцевальные коллективы, моделей для презентаций и других профессионалов своего дела.

Выберите услуги для организации мероприятия

Организация делового мероприятия требует профессионального подхода и тщательной подготовки. Агентство Мовенс предлагает широкий спектр услуг для проведения вашего делового события на высшем уровне. Мы обеспечим все необходимые условия для успешного проведения конференций, семинаров, корпоративных встреч и других деловых мероприятий.

Помещение под мероприятие

Бюджет на услугу
  • до 10 000 руб.
  • до 15 000 руб.
  • до 20 000 руб.
  • до 25 000 руб.
  • до 30 000 руб.
Время
  • 1 час
  • до 2 часов
  • до 4 часов
  • до 6 часов
  • до 8 часов
  • до 10 часов
  • до 12 часов
  • до 24 часов
  1 300 руб.
ч.

Оборудование и технический специалист на мероприятии

Бюджет на услугу
  • до 10 000 руб.
  • до 15 000 руб.
  • до 20 000 руб.
  • до 25 000 руб.
  • до 30 000 руб.
  • до 40 000 руб.
  • до 50 000 руб.
Время
  • 1 час
  • до 2 часов
  • до 4 часов
  • до 6 часов
  • до 8 часов
  • до 10 часов
  • до 12 часов
  1 450 руб.
ч.

Фото- и видеосъемка мероприятия

Бюджет на услугу
  • до 5 000 руб.
  • до 10 000 руб.
  • до 15 000 руб.
  • до 20 000 руб.
  • до 25 000 руб.
  • до 30 000 руб.
Время
  • 1 час
  • до 2 часов
  • до 4 часов
  • до 6 часов
  • до 8 часов
  • до 10 часов
  • до 12 часов
  700 руб.
ч.

Координатор на мероприятие

Бюджет на услугу
  • до 5 000 руб.
  • до 10 000 руб.
  • до 15 000 руб.
  • до 20 000 руб.
  • до 25 000 руб.
  • до 30 000 руб.
Время
  • 1 час
  • до 2 часов
  • до 4 часов
  • до 6 часов
  • до 8 часов
  • до 10 часов
  • до 12 часов
  750 руб.
ч.

Безопасность на мероприятии

Бюджет на услугу
  • до 5 000 руб.
  • до 10 000 руб.
  • до 15 000 руб.
  • до 20 000 руб.
  • до 25 000 руб.
  • до 30 000 руб.
Время
  • 1 час
  • до 2 часов
  • до 4 часов
  • до 6 часов
  • до 8 часов
  • до 10 часов
  • до 12 часов
  750 руб.
ч.

Организация питания на мероприятии

Численность группы
  • Группа от 10 человек
  • Группа от 20 человек
  • Группа от 50 человек
  • Группа от 100 человек
Бюджет на услугу
  • до 1 500 руб.
  • до 3 000 руб.
  • до 5 000 руб.
  • до 10 000 руб.
  • до 15 000 руб.
  • до 20 000 руб.
  150 руб.
чел.

Заказать организацию круглого стола

Заполните форму и мы свяжемся с вами, чтобы проконсультировать по всем вопросам организации мероприятий и сопутствующим услугам по ним.

Важно знать перед тем как организовывать мероприятие:

  • Заявку на организацию мероприятия нужно не менее чем за один календарный месяц;
  • Если участники мероприятия прибывают из разных городов и им нужны билеты, то подавать данные нужно не позднее чем за 10 дней до начала мероприятия;
  • Если мероприятие проводится за пределами РФ, нужно обязательно учитывать время на оформление виз в страну, где будет проходить мероприятие.

За более подробной информацией вы всегда можете обратится к нам в агентство по телефону или электронной почте.

Телефон +7 495 414 22 42, 102
Почта events@movens.ru