Как организовать деловое мероприятие?

Чтобы организовать полноценное деловое мероприятие нужно поэтапно проработать все детали. На первом этапе определяется цель и масштабы мероприятия, исходя из целей выбирается площадка для проведения делового мероприятия, далее формат мероприятия и спикеры выступления которых привлекут аудиторию. При анонсированной развлекательной программе на этом этапе нужно определить список приглашенных артистов и музыкантов. Далее проводится PR компания, привлекающая участников, это может быть создание интернет ресурса мероприятия, размещение информации в социальных сетях, рассылки потенциально заинтересованным лицам или ограниченному кругу лиц, которые должны участвовать в мероприятии, изготовление и размещение рекламной и информационной продукции.

Вторым этапом будет регистрация участников и гостей мероприятия. После определения точного количества участников, гостей и составления тайминга проведения мероприятия бронируется площадка (конференц-зал, лофт, отель) из расчета количества приглашенных гостей и участников, заказывается брендированная продукция для участников мероприятия (бейджи, блокноты, таблички, указатели, ролл апы), заказывается оборудование для проведения мероприятий.

В случае если в задачи организатора входит организация проезда и проживания участников мероприятия приобретаются железнодорожные и авиабилеты для каждого участника мероприятия от места проживания до локации проведения мероприятия, при необходимости заказываются услуги трансфера (такси, автомобиль с водителем, автобус для группы). После того как определено точное время прибытия каждого гостя в отель в отель формируется заявка на бронирование. Зная время прибытия каждого гостя в отель, можно существенно сэкономить на оплате отелю за ранние заезды и поздние выезды гостя. Этап согласования с каждым участником условий трансфера и проживания, покупка жд и авиабилетов, стыковка рейсов чтобы минимизировать время нахождения в пути отнимает много усилий у организаторов. АгентствоМовенс профессионально разработает для вашего мероприятия схемы логистики и размещения участников и гостей взяв на себя общение с участниками мероприятия.

Далее решив вопрос с прибытием и размещением гостей, необходимо организовать питание. Если мероприятие однодневное (семинар, презентация, тренинг) для участников мероприятия устраиваются кофе брейки (или организован буфет на все время проведения мероприятия). Если мероприятие многодневное разрабатывается план питания в отеле и на мероприятиях. Часть деловых мероприятий завершает банкет или гала ужин для участников мероприятия. Для проведения банкетных мероприятий арендуются площадки (рестораны, лофты, теплоходы) и прорабатывается меню. Для выездных мероприятий координируется работа кейтеринговых служб. На развлекательных и корпоративных мероприятиях прорабатывается развлекательная программа, приглашается ведущий, артисты, устанавливаются фотозоны.

Для мероприятий основную часть которых составляет деловая программа необходимо составить регламент, по которому должно проходить мероприятие. Это этапы проведения, время выступления спикеров. Так же мероприятие может в своем составе содержать внутренние мероприятия. Например, в ходе конференции могут проходить как совещания, так и круглые столы.

Разработка и реализация развлекательной части выездных многодневных деловых мероприятий имеет большую роль в успехе мероприятия. Для гостей, которые прибывают на многодневные мероприятия организовываются тематические экскурсии, мастер-классы, тимбилдинги, спортивные и интеллектуальные соревнования, а также другие мероприятия, которые вызовут у участников мероприятия дополнительные положительные эмоции.

Для высокопоставленных персон приглашенных на деловое мероприятия организовываются пребывание с необходимым уровнем комфорта. Организовываются перелеты бизнес класса, бронируются услуги бизнес залов аэропортов, организовываются встречи в аэропортах и на вокзалах. Для данных лиц бронируются номера бизнес класса в отелях, предоставляются услуги сопровождения, охраны, переводчиков и персонального автомобиля на все время пребывания в локации проведения мероприятия.

Самым сложным этапом в организации мероприятия является реализация проекта. На этом этапе необходимо координировать действия всех служб. Необходимо контролировать монтаж площадках для проведения мероприятия, доставку оборудования, прибытие гостей, размещение гостей в отеле, соблюдение регламента мероприятия. Несостыковка в работе служб может привести к сложностям в процессе проведения мероприятия. Небольшая мелочь в виде опоздания на стыковку рейсов одного из спикеров мероприятия может привести к срочному пересмотру плана проведения мероприятия. Для организаторов мероприятия дни проведения самые сложные из-за того, что форс мажорные ситуации не всегда можно предусмотреть и в запасе всегда нужно иметь запасной план.

После проведения мероприятия, когда все гости отправлены по домам работа организатора не заканчивается. Начинается этап постпродакшена на котором участникам предоставляются фото и видео материалы, идет освещение мероприятия в источниках массовой информации или на корпоративных порталах, делаются отчеты по эффективности мероприятия.

Специалисты агентства Мовенс готовы взять на себя организацию проведения делового мероприятия, чтобы вы могли уделить должное внимание самому событию. Мы будем информировать вас на всех этапах исполнения задачи до момента завершения мероприятия. Вы можете быть уверены, что вас не побеспокоит ничего, что не должно беспокоить в процессе организации проводимого мероприятия.