Организация конгресса

Ответственный подход к деловым вопросам.

От того, насколько профессионально организован конгресс, зависит инициативность его участников.

  • Для вас важно подчеркнуть значимость встречи?
  • Вы рассчитываете на полную отдачу участников? 
  • Хотите достичь поставленных целей и получить ожидаемый результат? 

Тогда доверьте организацию и сопровождение конгресса агентству «Мовенс». Мы проведём деловое мероприятие на самом высоком уровне. А вы укрепите своё положение на рынке или в мировом сообществе. 

Конгресс – это собрание представителей отраслей или профессий, а также органов государственной власти с целью обмена информацией о достижениях или разработок для определения дальнейшего пути развития. Как правило, он проводится на межрегиональном или международном уровне. В отличие от других мероприятий он не предполагает прямого сбыта продукции и заключения сделок. Однако способствует укреплению деловых отношений. 

Наша команда располагает всеми необходимыми ресурсами и опытом для организации и проведения конгрессов любой тематической направленности и масштаба. 

  • Организация научных и медицинских конгрессов – это съезд экспертов для обсуждения крупных научных проблем. При подготовке мы учитываем тематические особенности мероприятия. 
  • Организация международных конгрессов предполагает встречу представителей различных государств. Упор мы делаем на особенности менталитета и обеспечение взаимопонимания между участниками. 
  • Отраслевые конгрессы проводят для развития бизнеса, позволяя познакомиться с предполагаемыми партнёрами и спонсорами и перейти на новый уровень.  

Этапы организации конгресса. Индивидуальный подход к проекту.

Для проведения конгрессов характерна постоянная смена площадок и организаторов. Хозяин следующей встречи определяется заранее, иногда за несколько лет. И мы рекомендуем готовиться к мероприятию сразу. Ведь чем больше времени в запасе, тем грамотнее будет исполнение. 

Наша задача – обеспечить комплексную подготовку к мероприятью. Только так можно гарантировать полный контроль над ситуацией. Мы действуем по отточенной схеме, уделяя максимум внимания каждому этапу. 

Поиск площадки

Ищем подходящую площадку для проведения конгресс. Это может быть конференц-зал, пресс-центр, конгресс-отели и другие объекты недвижимости.

Оформление зоны

Оформляем зал, продумываем зонирование и рассадку. Устанавливаем баннеры, рекламные конструкции, декор, расставляем мебель.

Размещение участников

Бронируем номера в отеле для участников и спикеров. Рассчитываем точное количество иногородних гостей и учитываем их пожелания.

Организация перевозок

Не переживайте и транспортировке участников мероприятия до места его проведения! Мы организуем для них быстрое и комфортное перемещение.

Организация питания

Организуем встречу и питание гостей, в том числе кейтринг и кофе-брейки. Мы понимаем, что необходимо делать перерывы для отдыха и неформального общения.

Сценарии мероприятия

Разрабатываем информационный повод, пресс-релиз тура. Также готовим развлекательную программу. Это может быть шоу, конкурсы и викторины, интерактив, живые выступления, мастер-классы и другие способы вовлечения аудитории.

PR кампания

Продумываем рекламную кампанию для расширения аудитории: создаём сайт, рассылаем приглашения, запускаем партнёрские программы.

Профессиональная сьемка

Проводим фото и видеосъёмку с предоставлением фотоотчёта. Яркие кадры вы можете использовать на сайте и социальных сетях.

Профессиональное оборудование

Предоставляем техническое оборудование: проектор, кликер, аудиосистему с микрофонами и т.д. Обеспечим современный формат мероприятия.

Персонал и артисты

Привлекаем переводчиков, промоутеров, барменов и бариста, а также другой персонал. У нас широкая база подрядчиков, и вам не придётся тратить время на поиск.

обратиться к профессионалам для организации конгресса

Пять причин

Обращаясь к профессионалам в организации мероприятий любых форматов, вы всегда можете быть уверенны что ничего не ускользнет от их внимания и все запланированное будет реализовано точно в срок и согласно всем требованиям.
Экономия времени
Мы действуем уверенно и быстро, ведь уже многократно принимали участие в организации конгрессов и конференций.
Всё включено
Не придётся самостоятельно искать персонал для работы на площадке. Возьмем на себя все организационные задачи.
Актуальный формат
Мы следим за тенденциями, поэтому поможем разработать интересную и запоминающуюся программу.
Финансовая выгода
Мы знаем, как сократить издержки на туристические и командировочные расходы.
Индивидуальный подход
10 важных персон или многотысячная аудитория - найдём решение для мероприятия любого масштаба.  

Как организовать пресс-тур?

Шаг за шагом

Поможем быстро организовать конгресс любого формата для вашей компании или учреждения. Работать с нами удобно и просто.

Шаг №1. Заявка

Наш специалист свяжется с вами в ближайшее время и проконсультирует по всем организационным вопросам.

Шаг №2. Обработка

Мы оперативно разработаем предложение по вашей задаче с учетом всех особенностей формата проводимого мероприятия и ваших пожеланий.

Шаг №3. Оплата 

Мы заключаем договор на организацию мероприятия и прописываем порядок и сроки выплат. Гарантируем вам финансовую безопасность.

Шаг №4. Реализация

После оплаты мы согласуем с вами регламент и приступаем к реализации проекта. Наши специалисты внимательно относятся ко всем нюансам.

Заказать организацию конгресса 

Заполните форму и мы свяжемся с вами, чтобы проконсультировать по всем вопросам организации мероприятий и сопутствующим услугам по ним.

Важно знать перед тем как организовывать мероприятие:

  • Заявку на организацию мероприятия нужно не менее чем за один календарный месяц;
  • Если участники мероприятия прибывают из разных городов и им нужны билеты, то подавать данные нужно не позднее чем за 10 дней до начала мероприятия;
  • Если мероприятие проводится за пределами РФ, нужно обязательно учитывать время на оформление виз в страну, где будет проходить мероприятие.

За более подробной информацией вы всегда можете обратится к нам в агентство по телефону или электронной почте.