Организация конференции

Перед вами стоит задача организации и проведения конференции? Вы попали по адресу. Специалисты агентства Мовенс готовы выступить организатором любых деловых мероприятий. Мы укрепим положительный имидж бренда и создадим условия для конструктивного общения в комфортной обстановке. Наши специалисты ответят на вопросы, где провести конференцию, как провести конференцию, какое оборудование нужно для проведения конференции и как развлечь гостей мероприятия после официальной части.

Как провести конференцию?

Организация деловых конференций - один из лучших способов донести информацию о компании и ее достижениях в определенной отрасли. Профессиональная организация конференции требует от организатора опыта, отличного знания процесса организации конференции и этапов проведения конференции так как любая ошибка может испортить событие, а это многого стоит.


Специализация нашего агентства — это проведение успешных конференций. Агентство Мовенс возьмет на себя все этапы организации конференции, а вам останется только пожинать лавры. Заказ проведения конференции в агентстве Мовенс сэкономит вам массу времени и денег, а также убережет от ошибок, которые могут стоить репутации вашей компании.


Подготовка к проведению конференции занимает достаточно много времени и поэтому стоит заранее начать готовиться к мероприятию. Подготовка конференции проходит в несколько этапов:

Разработка программы конференции

На этом этапе нужно продумать программу событий каждого дня конференции, выбрать докладчиков, определить темы и время выступлений каждого докладчика, подготовить брошюры для каждого участника конференции. Обязательно нужно предусмотреть время перерывов и отдыха для общения участников и так же питание гостей в виде кофе брейков, обедов и ужинов.

Разработка плана продвижения конференции

Продвижением мероприятия занимаются маркетологи в задачи которых входит информирование целевой аудитории о планируемой конференции. В продвижение конференции можно подключать как стандартные способы маркетинга – инструменты офлайн-маркетинга, так и инструменты интернет-маркетинга. Если участие в конференции платное, то можно заранее продавать билеты для участия.

Техническая организация конференции

Техническая организация конференции является решающим этапом, так как без профессиональной технической организации успех мероприятия маловероятен. В техническую часть входит подбор и аренда площадки, логистика участников конференции, организация питания, размещение участников конференции в отелях, оборудование для конференции, разработка и изготовление и рекламных материалов

Услуги организации конференции

Проводимые конференции длятся от 1 до 3 дней, бывают разных форматов, типов и масштабов, но в основном офлайн конференции делятся на локальные и выездные и отличаются только наполнением официальной и развлекательной части. Если услуги по организации конференций вы решили заказать впервые, вам необходимо узнать, от каких забот вы себя избавляете, обратившись в агентство Мовенс:

Подбор площадки для проведения конференции

Подбор оптимальной площадки для проведения конференции с учетом количества участников, пожелания заказчика к месторасположению и техническому оснащению. Это могут конгресс центры, отели оснащённые конференц залами, концертные и актовые залы конференц центров.

Составление тайминга конференции

Наглядное составление расписания конференции, в котором будет учтено время проведения каждого из этапов конференции. Основными этапами в нем будут время на сбор участников, время выступления каждого спикера, время перерывов и кофе-брейков, а также время для неформального общения участников конференции.

Техническое оснащение конференции

Оснащение локации проведения конференции техническим оборудованием. В оснащение площадки для деловой части мероприятия могут входить проекторы, экраны, кликеры, флипчарты, системы конференц связи, микрофоны и усилители, доступ к высокоскоростному интернету, а также системы синхронного перевода. Для неофициальной части мероприятия могут понадобиться световое оборудования и аппаратура для выступлений.

Организация трансфера участников конференции

Для того чтобы все гости прибыли на конференцию вовремя, агентство "Мовенс" организует трансферы для гостей мероприятия. В понятие трансфер входит заказ железнодорожных и авиабилетов от места постоянного проживания до места проведения конференции. Так же в услуги трансфера входит обслуживание гостей автотранспортом в рамках локации проводимого мероприятия.

Размещение гостей и участников конференции

Многие участники конференции прибывают на мероприятие из других городов и стран. Для таких категорий гостей необходимо организовать проживание на весь срок проведения мероприятия. Как правило гости размещаются на базе отеля, в котором проводится конференция. Если конференция проходит не в отеле, то гости размещаются в отелях, находящихся в непосредственной близости от локации площадки.

Подготовка презентационной продукции для конференции

В рамках проведения деловых мероприятий, в том числе конференций, инициатор мероприятия старается максимально представить свой бренд. Для этого агентство "Мовенс" может предложить вам презентационную продукцию такую как ручки, блокноты, папки, презентации, бейджи, таблички, стойки, программы конференции и прочую продукцию с логотипом заказчика мероприятия.

Организация питания гостей конференции

На каждом мероприятии как деловом, так и развлекательном должно быть организовано питание как участников конференции, так и приглашенных гостей. Для этого необходимо организовать приветственный кофе-брейк, кофе брейк или обед в перерыве, а также банкет или фуршет в ходе неформальной встречи по окончании деловой части мероприятия. Для этого агентство Мовенс предлагает услуги выездного кейтеринга.

Организация неформальной части конференции

После официальной части конференции, в рамках которой решаются поставленные вопросы как правило следует неофициальная развлекательная часть, в ходе которой участники могут пообщаться в неформальной обстановке. Для этого участников собирают на банкет или фуршет, на котором может быть представлена развлекательная часть в виде выступления артистов и творческих коллективов.
Почему выбирают

Агентство Мовенс

Сотни частных и государственных компаний выбирают агентство мовенс для организации деловых, корпоративных и развлекательных мероприятий. На лицо основные преимущества работы с агентством делового туризма мовенс.

Персональный менеджер

Для каждого клиента и проекта выделяется персональный менеджер

Пакет

документов

Оформляем документы
согласно стандартам заказчика

Прямые

контракты

Прямые контракты с отелями, площадками, перевозчиками

  • Менеджеры с опытом организации мероприятий более 10 лет
  • Персональный подход: реализовываем мероприятия согласно вашим пожеланием
  • Финансовая выгода, возможность отсрочки платежа постоянным заказчикам
  • Электронный документооборот СБИС
  • Единый договор на все услуги в рамках всего мероприятия

Как организовать конференцию?

Шаг за шагом

Поможем быстро организовать конференцию любого формата для вашей компании или учреждения. Работать с нами удобно и просто.

Шаг №1. Заявка

Оставьте заявку на организацию конференции на сайте или опишите задачу в письме отправив его на электронную почту events@movens.ru. Наш специалист свяжется с вами в ближайшее время и проконсультирует по всем вопросам организации конференции.

Шаг №2. Обработка

Мы оперативно разработаем предложение по организации и проведению конференции с учетом всех особенностей формата проводимого мероприятия и ваших пожеланий.

Шаг №3. Оплата 

Мы заключаем договор на организацию конференции и прописываем порядок и сроки оплаты каждого этапа подготовки конференции. Гарантируем вам финансовую безопасность.

Шаг №4. Реализация

После оплаты мы согласуем с вами регламент и приступаем к реализации проекта. Наши специалисты внимательно относятся ко всем нюансам.

Заказать проведение конференции

Заполните форму, и мы свяжемся с вами, чтобы проконсультировать по всем вопросам организации конференции и сопутствующим услугам. 

Важно знать перед тем, как организовывать конференцию: 

  • Заявку на организацию конференции нужно подавать не менее чем за один календарный месяц; 
  • Если участники конференции прибывают из разных городов и им нужны билеты, то подавать данные гостей необходимо не позднее чем за 10 дней до начала конференции; 
  • Если мероприятие проводится за пределами РФ, нужно обязательно учитывать время на оформление виз в страну, где будет проходить мероприятие. 

За более подробной информацией вы всегда можете обратится к нам в агентство по телефону или электронной почте.