Организация конференции – это большой труд, требующий постоянной концентрации от организаторов и исполнителей всего, что будет происходить на мероприятии. Если цель вашей конференции это привлечение новых клиентов и рассказы о том, как хороша ваша продукция или услуги, то скорей всего эта попытка окажется не самой продуктивной. Конференция подразумевает обмен экспертными мнениями и как следствие повышения свое авторитета среде себе подобных (коллег, конкурентов). Планируя провести конференцию думайте прежде всего о том, что вы получаете интеллектуальное, а не материальное. Материальное станет следствием правильного применения полученных знаний в тандеме со своим опытом.
Специалисты агентства делового туризма Мовенс подготовят для вас предложение по проведению конференции, учитывая все ее особенности и ваши требования. Мы не упустим ничего и проведем ее безупречно, а пока ознакомьтесь с частыми вопросам по организации конференции на территории Российской Федерации.
Выбор места для проведения конференции – это основа всего мероприятия потому, что именно оно создаст первое впечатление у посетителей и будет сказываться на атмосфере в течение всего времени. Главным критерием выбора место является количество участников и спикеров, от этого зависит размер выбираемого помещения. Ну и конечно нужно выбирать максимально светлое помещение и желательно с высокими потолками. Люди должны чувствовать себя комфортно на протяжении всего мероприятия, чтобы не утомится в самом его начале и пробыть на нем до самого конца. Если помещение будет темное пусть даже с красивым интерьером, но быстро утомит гостя и с момента как это произойдет, человек будет чувствовать себя заложником и все его внимание будет рассеяно, а это негативно скажется на его восприятии получаемой информации.
Так же стоит помнить о фотографах и видеооператорах. Чем светлее помещение, тем лучше будут получатся кадры, тем лучше и качественней будет медиа контент для последующего распространения. Никому не хочется всматриваться в темные силуэты и видеть на фото и видео не в лучшем ракурсе, где свет искажает действительность.
Еще одна немаловажная деталь – это парковка. Для автолюбителей мероприятия начнется с момента парковки его автомобиля и, если ему придется искать место или долго объяснять куда он приехал и почему его нужно пропустить – это может создать негативное впечатление обо всем мероприятии, так как началось оно с негативной эмоции.
Итак, какие нужны зоны для проведения конференции: приемная (ресепшн), залы для выступлений, если подразумевается выступление спикеров в одно и тоже время, пространство для мастер-классов, зона для фотографирования (пресс-волл), рабочая зона, где каждый может немного поработать подключить свой компьютер или зарядить свои устройства, ну и конечно зона для развлечений гостей или спокойного общения. У гостей мероприятия должна быть возможность абстрагироваться от происходящего на какое-то время, чтобы дать голове немного отдохнуть от потока получаемой информации.
Конечно все зависит от того, что вы планируете делать, но есть некий обязательный набор: проектор с экраном или LCD-экран, компьютер, кликер для презентаций, лазерная указка, звуковое оборудование, студийные микрофоны для спикеров и несколько радиомикрофонов для аудитории, видеокамера для записи всего, о чем говорит спикер.
Для общей зоны гостей желательно сделать место, где они могут заряжать свои устройства и при этом не толпится в одном месте. Если возможно поставить несколько станций в зоне отдыха и в рабочей зоне – это будет отличным решением.
Так же следует позаботится о наличии бесплатного Wi-Fi с хорошей скоростью передачи, так как гости захотят делиться всем тем, что происходит на конференции или немного поработать в перерывах и эту возможность им нужно предоставить максимально качественно.
Кураторы, распределенные по зонам конференции. Они не просто следят за ходом событий, а еще консультируют посетителей о том, что происходит в их зоне и в целом на мероприятии и являются своего рода навигаторами по всему, что будет происходить в этот день.
Фотографы. Причем именно множественное число, так как на мероприятии нужен не один фотограф, а как минимум два. Один ведет репортажную съемку, где он все время теряется среди гостей, а другой работающий в фотозоне, где стоит пресс-вол. Тот, кто работает в фотозоне, должен обладать коммуникабельными качествами, так как именно ему нужно привлекать гостей сделать фотографии на фоне логотипов спонсоров, партнеров и самой конференции. Именно эти фотографии люди выставлять на своих страница в социальных сетях, что сделают бренды на пресс волле более узнаваемые.
Видеооператор. Без него никак в современном мире. Он собирает материал, который отразит все происходящее на конференции. Он тот, кто создаст живую картинку всего мероприятия и весь этот материал будет некой формой отчета о проделанной работе после того как конференция завершится.
Фирменный стиль конференции – это важная составляющая мероприятия. Люди проще запоминают внешние отличительные признаки, чем то, что они прочтут или услышат. Именно поэтому нужно выбрать ряд носителей для того, чтобы нанести на них символику события.
Обязательным набором для брендированные можно причислить следующее: афиша события, программа мероприятия с навигацией, папка формата А4, блокнот А6, бейджи для гостей и организаторов, пресс волл для фотосессий гостей и спикеров мероприятия, таблички навигации по помещению, кувертные карточки с именем на столы и всё, с чем сталкивается гость и что он может забрать с собой после того, как все завершится.
Конференции могут быть абсолютно разных форматов и для этого нужно учитывать множество разных деталей. Например, участники мероприятия могут приезжать из разных регионов России или из других стран и им нужно предоставить билеты на самолет или поезд, трансфер до гостиницы и само размещение в гостинице.
Или нужно будет оформить декорациями (брендирование) место, где будет проходить мероприятие, или пригласить профессионального фотографа, чтобы запечатлеть все происходящее и поделится эти потом в социальных сетях. Иными словами, конференция - это не просто деловая встреча, а целый набор услуг, которые сделают событие незабываемым для его участников.
Одна из важных составляющих мероприятия - это прием пиши. Мы подготовили для вас стандартный набор для трапезы в разных форматах, чтобы сориентировать вас в ценовым диапазоне и упростить стоящий перед вами выбор.
Заполните форму, и мы свяжемся с вами, чтобы проконсультировать по всем вопросам организации конференции и сопутствующим услугам по ней.
Помните, что заявку нужно подавать минимум за 3 недели до предстоящего события. Чем ближе к событию вы подает заявку, тем больше шансов, что вы увеличите бюджет мероприятия. Помните эту немаловажную деталь.
© 2005–2023. Все права защищены. Агентство "Мовенс".