CRM-форма появится здесь

Организация конференции

Деловая конференция для дилеров и партнеров

Если перед вами стоит задача по организации конференции для ваших партнеров или дилеров, то здесь вы можете подчерпнут немного полезной информации или доверить эту задачу специалистам агентства делового туризма Мовенс.

Подробнее

Как организовать деловую конференцию?

Организация конференции – это большой труд, требующий постоянной концентрации от организаторов и исполнителей всего, что будет происходить на мероприятии. Если цель вашей конференции это привлечение новых клиентов и рассказы о том, как хороша ваша продукция или услуги, то скорей всего эта попытка окажется не самой продуктивной. Конференция подразумевает обмен экспертными мнениями и как следствие повышения свое авторитета среде себе подобных (коллег, конкурентов). Планируя провести конференцию думайте прежде всего о том, что вы получаете интеллектуальное, а не материальное. Материальное станет следствием правильного применения полученных знаний в тандеме со своим опытом.

Специалисты агентства делового туризма Мовенс подготовят для вас предложение по проведению конференции, учитывая все ее особенности и ваши требования. Мы не упустим ничего и проведем ее безупречно, а пока ознакомьтесь с частыми вопросам по организации конференции на территории Российской Федерации.

С чего начать подготовку?

Подготовку, как и в любом другом деловом мероприятии, нужно начинать с планирования. С составления задач, которые нужно выполнить в строгом соответствии с задуманным. С назначения ответственных лиц по данным задачам. С определения сроков исполнения данных задач. В целом держаться запланированного графика – это уже половина успеха.

Как выбрать день проведения?

Выбор даты начала конференции определяется её спикерами и гостями. Если вы проводите мероприятие в своем городе или окрестных локациях, то выбирать будний день и желательно четверг или пятницу будет верным решением. Если же вы планируете, что вашу конференцию посетят люди из других регионов, то идеальным днём станет выходной день, например суббота или на худой конец воскресенье. Конечно, если событие будет длиться два дня, то тут безальтернативно будут заняты все выходные. Но не планируйте ваше событие на праздничные выходные, этим вы можете серьезно снизить посещаемость, так как в большинстве случаев люди выделяют эти дни на отдых с родными или друзьями.

Как правильно выбрать место?

Выбор места для проведения конференции – это основа всего мероприятия потому, что именно оно создаст первое впечатление у посетителей и будет сказываться на атмосфере в течение всего времени. Главным критерием выбора место является количество участников и спикеров, от этого зависит размер выбираемого помещения. Ну и конечно нужно выбирать максимально светлое помещение и желательно с высокими потолками. Люди должны чувствовать себя комфортно на протяжении всего мероприятия, чтобы не утомится в самом его начале и пробыть на нем до самого конца. Если помещение будет темное пусть даже с красивым интерьером, но быстро утомит гостя и с момента как это произойдет, человек будет чувствовать себя заложником и все его внимание будет рассеяно, а это негативно скажется на его восприятии получаемой информации.

Так же стоит помнить о фотографах и видеооператорах. Чем светлее помещение, тем лучше будут получатся кадры, тем лучше и качественней будет медиа контент для последующего распространения. Никому не хочется всматриваться в темные силуэты и видеть на фото и видео не в лучшем ракурсе, где свет искажает действительность.

Еще одна немаловажная деталь – это парковка. Для автолюбителей мероприятия начнется с момента парковки его автомобиля и, если ему придется искать место или долго объяснять куда он приехал и почему его нужно пропустить – это может создать негативное впечатление обо всем мероприятии, так как началось оно с негативной эмоции.

Как зонировать пространство на конференции?

В первую очередь нужно учитывать, что комфортное время для гостей пришедшие на конференцию – это 5–6 часов и это время им сложно будет провести в одном пространстве. Как минимум должно быть пространство, где гости могут что-либо обсудить в спокойной обстановке или перекусить во время перерыва.


Итак, какие нужны зоны для проведения конференции: приемная (ресепшн), залы для выступлений, если подразумевается выступление спикеров в одно и тоже время, пространство для мастер-классов, зона для фотографирования (пресс-волл), рабочая зона, где каждый может немного поработать подключить свой компьютер или зарядить свои устройства, ну и конечно зона для развлечений гостей или спокойного общения. У гостей мероприятия должна быть возможность абстрагироваться от происходящего на какое-то время, чтобы дать голове немного отдохнуть от потока получаемой информации.

Какое оборудование нужно на мероприятии?

Конечно все зависит от того, что вы планируете делать, но есть некий обязательный набор: проектор с экраном или LCD-экран, компьютер, кликер для презентаций, лазерная указка, звуковое оборудование, студийные микрофоны для спикеров и несколько радиомикрофонов для аудитории, видеокамера для записи всего, о чем говорит спикер.

Для общей зоны гостей желательно сделать место, где они могут заряжать свои устройства и при этом не толпится в одном месте. Если возможно поставить несколько станций в зоне отдыха и в рабочей зоне – это будет отличным решением.

Так же следует позаботится о наличии бесплатного Wi-Fi с хорошей скоростью передачи, так как гости захотят делиться всем тем, что происходит на конференции или немного поработать в перерывах и эту возможность им нужно предоставить максимально качественно.

Какой персонал нужен на конференции?

Кураторы, распределенные по зонам конференции. Они не просто следят за ходом событий, а еще консультируют посетителей о том, что происходит в их зоне и в целом на мероприятии и являются своего рода навигаторами по всему, что будет происходить в этот день.

Фотографы. Причем именно множественное число, так как на мероприятии нужен не один фотограф, а как минимум два. Один ведет репортажную съемку, где он все время теряется среди гостей, а другой работающий в фотозоне, где стоит пресс-вол. Тот, кто работает в фотозоне, должен обладать коммуникабельными качествами, так как именно ему нужно привлекать гостей сделать фотографии на фоне логотипов спонсоров, партнеров и самой конференции. Именно эти фотографии люди выставлять на своих страница в социальных сетях, что сделают бренды на пресс волле более узнаваемые.

Видеооператор. Без него никак в современном мире. Он собирает материал, который отразит все происходящее на конференции. Он тот, кто создаст живую картинку всего мероприятия и весь этот материал будет некой формой отчета о проделанной работе после того как конференция завершится.

Как брендировать мероприятие?


Фирменный стиль конференции – это важная составляющая мероприятия. Люди проще запоминают внешние отличительные признаки, чем то, что они прочтут или услышат. Именно поэтому нужно выбрать ряд носителей для того, чтобы нанести на них символику события.

Обязательным набором для брендированные можно причислить следующее: афиша события, программа мероприятия с навигацией, папка формата А4, блокнот А6, бейджи для гостей и организаторов, пресс волл для фотосессий гостей и спикеров мероприятия, таблички навигации по помещению, кувертные карточки с именем на столы и всё, с чем сталкивается гость и что он может забрать с собой после того, как все завершится.

Услуги по организации мероприятия

Конференции могут быть абсолютно разных форматов и для этого нужно учитывать множество разных деталей. Например, участники мероприятия могут приезжать из разных регионов России или из других стран и им нужно предоставить билеты на самолет или поезд, трансфер до гостиницы и само размещение в гостинице.

Или нужно будет оформить декорациями (брендирование) место, где будет проходить мероприятие, или пригласить профессионального фотографа, чтобы запечатлеть все происходящее и поделится эти потом в социальных сетях. Иными словами, конференция - это не просто деловая встреча, а целый набор услуг, которые сделают событие незабываемым для его участников.

Поиск площадки

Найдем подходящую площадку для проведения мероприятия. Это может быть офис принимающей стороны, конференц-зал, ресторан, лофт или любая другая площадка, где это будет необходимо.

Оформление зоны

Оформим зал под мероприятие, продумаем зонирование и рассадку участников. Изготовим и установим рекламные конструкции. Произведём или арендуем мебель для презентации продукции.

Размещение участников

Забронируем номера в гостинице (отеле) для участников, спикеров и гостей мероприятие или арендуем весь гостиничный комплекс целиком, чтобы сделать событие максимально комфортным.

Организация трансфера

Организуем трансфер для участников и гостей мероприятия до места его проведения любым из удобных видов транспорта. Как для большой группы, так и для индивидуальных поездок.

Питание на мероприятии

Организуем прием пищи любого формата, таких как банкет, фуршет, кофе-брейк или кейтеринг в нестандартных местах с учетом гастрономических предпочтений участников мероприятия.

Сценарии мероприятия

Разрабатываем деловую развлекательную программу. Это может быть шоу, конкурсы и викторины, интерактив, живые выступления, мастер-классы и другие способы вовлечения аудитории.

PR кампания

Продумываем рекламную кампанию для привлечения и расширения аудитории: создадим сайт события, разошлем приглашения, запустим партнёрскую программу для участников и гостей.

Профессиональная сьемка

Проведем профессиональную фото и видеосъёмку с предоставлением фотоотчёта и монтажа всего материала. А яркие кадры вы можете использовать на сайте и социальных сетях вашего предприятия.

Профессиональное оборудование

Предоставляем техническое оборудование: проектор, кликер, аудиосистему с микрофонами, световое освещение и все, что может быть необходимым для проведения мероприятия.

Персонал и артисты

Привлечем для вашего мероприятия переводчиков, промоутеров, гидов, ведущих, музыкальные и танцевальные коллективы, моделей для презентаций и других профессионалов своего дела.

Питание на мероприятии

Одна из важных составляющих мероприятия - это прием пиши. Мы подготовили для вас стандартный набор для трапезы в разных форматах, чтобы сориентировать вас в ценовым диапазоне и упростить стоящий перед вами выбор.

Кофе-брейк

Приём пищи в перерыве

от 990 р.
за одного человека

  • Меню для непродолжительной трапезы во время перерыва.
  • Маленькие сэндвичи
  • Выпечка с начинкой
  • Шоколадные кексы
  • Маленькие печеньки
  • Чай или кофе

Фуршет

Приём пищи стоя

от 1990 р.
за одного человека

  • Меню для открытого стола, где выбор блюд остается за человеком.
  • Мясные канапе
  • Рыбные канапе
  • Сырные канапе
  • Выпечка с начинкой
  • Салаты в тарталетках
  • Мини десерты
  • Безалкогольные напитки

Банкет

Приём пищи за столом

от 4990 р.
за одного человека

  • Меню для трапезы за столом, где блюда подаются последовательно.
  • Холодные закуски
  • Горячие закуски
  • Легкие салаты
  • Основное блюдо
  • Безалкогольные напитки
  • Вино или коктейли
  • Десерт
  • Чай или кофе

Организация мероприятия под ключ!

Специалисты агентства делового туризма Мовенс организуют для вас конференцию учитывая все требования к данному событию. Мы предусмотрим все важные детали для безупречного проведения мероприятия и сделаем его незабываем как для вас, так и для приглашенных гостей и участников. Доверяя нам подготовку, вы доверяете профессионалам!

Заказать организацию конференции

Заполните форму, и мы свяжемся с вами, чтобы проконсультировать по всем вопросам организации конференции и сопутствующим услугам по ней.

Помните, что заявку нужно подавать минимум за 3 недели до предстоящего события. Чем ближе к событию вы подает заявку, тем больше шансов, что вы увеличите бюджет мероприятия. Помните эту немаловажную деталь.