Организация деловой встречи

Партнёры оценят

Грамотно организованная деловая встреча – это 50% успеха.

  • Вы стремитесь впечатлить и заинтересовать партнёров? 
  • Для вас важно сформировать и укрепить положительный имидж? 
  • Хотите продемонстрировать ответственный подход к бизнесу? 

Тогда доверьте организацию деловых встреч и переговоров специалистам агентства «Мовенс». Приём так понравится вашим партнёрам, что они согласятся работать на самых выгодных для вас условиях. 

Деловая встреча – это форма общения между бизнес-партнёрами для обмена информацией и обсуждения условий сотрудничества. Она проходит в спокойной официальной обстановке и характеризуется небольшим количеством участников. Как правило, присутствуют только ЛПР и менеджеры проекта. Поэтому важно уделить внимание каждому гостю. 

У нашей команды внушительный опыт организации деловых встреч и мероприятий любого формата. 

  • Внутренние представляют собой совещания или планёрки между представителями центрального офиса и филиалов. 
  • Внешние проводят среди нескольких компаний, на них присутствуют руководители и высшего или среднего звена. 
  • Формальные преследуют конкретную цель. Например, подписание договора. 
  • Неформальные проводят для более близкого знакомства партнёров для повышения доверия. 
  • Неофициальные проходят в нестандартном формате, их цель – укрепление взаимоотношений. • Информативные предполагают обмен актуальными данными, знаниями и опытом. 
  • Консультативные носят рекомендательный характер, где одна из сторон выступает в качестве эксперта. 
  • На исполнительных встречах принимают решения о дальнейшем развитии и судьбе организаций.  

План действий. Собственная методика эффективной организации деловых встреч и совещаний.

Рекомендуем начать готовиться к мероприятию заранее. Нельзя торопиться, когда на кону ваша репутация и выгодная сделка. 

При организации деловых встреч важно учитывать психологические и технические аспекты. Ведь важно расположить к себе требовательных людей, вызвать у них положительные эмоции, продемонстрировать внимание к деталям. Поэтому только комплексный подход гарантирует безупречный результат. 

 Мы разделили подготовку на 10 этапов, в каждом из которых ещё несколько подпунктов. При реализации проекта наши сотрудники строго следуют чек-листу и выкладываются на 100%.  

Поиск площадки

Ищем подходящую площадку для деловой встречи. Это может быть ресторан, офис или переговорная, камерная аудитория, трансформируемый зал и другие помещения.

Оформление зоны

Оформляем зал, продумываем зонирование и рассадку. Устанавливаем баннеры, рекламные конструкции, декор, расставляем мебель.

Размещение участников

Бронируем номера в отеле для участников и спикеров. Рассчитываем точное количество иногородних гостей и учитываем их пожелания.

Организация перевозок

Не переживайте и транспортировке участников мероприятия до места его проведения! Мы организуем для них быстрое и комфортное перемещение.

Организация питания

Организуем встречу и питание гостей, в том числе кейтринг и кофе-брейки. Мы понимаем, что необходимо делать перерывы для отдыха и неформального общения.

Сценарии мероприятия

Разрабатываем информационный повод, пресс-релиз тура. Также готовим развлекательную программу. Это может быть шоу, конкурсы и викторины, интерактив, живые выступления, мастер-классы и другие способы вовлечения аудитории.

PR кампания

Продумываем рекламную кампанию для привлечения новых дилеров: создаём сайт, рассылаем приглашения. Договариваемся с партнерами для мероприятий, с которыми будем работать по бартеру, чтобы сократить расходы.

Профессиональная сьемка

Проводим фото и видеосъёмку с предоставлением фотоотчёта. Яркие кадры вы можете использовать на сайте и социальных сетях.

Профессиональное оборудование

Предоставляем техническое оборудование: проектор, кликер, аудиосистему с микрофонами и т.д. Обеспечим современный формат мероприятия.

Персонал и артисты

Привлекаем переводчиков, промоутеров, барменов и бариста, а также другой персонал. У нас широкая база подрядчиков, и вам не придётся тратить время на поиск.

обратиться к профессионалам для организации и проведения деловых встреч

Пять причин

Обращаясь к профессионалам в организации мероприятий любых форматов, вы всегда можете быть уверенны что ничего не ускользнет от их внимания и все запланированное будет реализовано точно в срок и согласно всем требованиям.
Экономия времени
Мы действуем уверенно и быстро, ведь уже многократно принимали участие в подготовке деловых мероприятий
Всё включено
Не придётся самостоятельно искать персонал для работы на площадке. Возьмем на себя все организационные задачи.
Актуальный формат
Мы следим за тенденциями, поэтому поможем разработать интересную и запоминающуюся программу.
Финансовая выгода
Мы знаем, как сократить издержки на туристические и командировочные расходы.
Индивидуальный подход
10 важных персон или многотысячная аудитория - найдём решение для мероприятия любого масштаба.  

Как организовать деловую встречу?

Шаг за шагом

Поможем быстро организовать деловую встречу любого формата для вашей компании или учреждения. Работать с нами удобно и просто.

Шаг №1. Заявка

Оставьте заявку на сайте. Наш специалист свяжется с вами в ближайшее время и проконсультирует по всем вопросам подготовки интенсива.

Шаг №2. Обработка

Мы оперативно разработаем предложение по вашей задаче с учетом всех особенностей формата проводимого мероприятия и ваших пожеланий.

Шаг №3. Оплата 

Мы заключаем договор на организацию мероприятия и прописываем порядок и сроки выплат. Гарантируем вам финансовую безопасность.

Шаг №4. Реализация

После оплаты мы согласуем с вами регламент и приступаем к реализации проекта. Наши специалисты внимательно относятся ко всем нюансам.

Заказать организацию деловой встречи

Заполните форму и мы свяжемся с вами, чтобы проконсультировать по всем вопросам организации мероприятий и сопутствующим услугам по ним.

Важно знать перед тем как организовывать мероприятие:

  • Заявку на организацию мероприятия нужно не менее чем за один календарный месяц;
  • Если участники мероприятия прибывают из разных городов и им нужны билеты, то подавать данные нужно не позднее чем за 10 дней до начала мероприятия;
  • Если мероприятие проводится за пределами РФ, нужно обязательно учитывать время на оформление виз в страну, где будет проходить мероприятие.

За более подробной информацией вы всегда можете обратится к нам в агентство по телефону или электронной почте.